In Paragraph 25a des Universitätsstatuts wird die Ombudsstelle geregelt:

§ 25a
1 Die Universität unterhält eine Ombudsstelle, die von einer oder mehreren Vertrauenspersonen geführt wird.
2 Mitarbeitende und Studierende der Universität können sich in Konfliktsituationen mit Universitätsangehörigen an die Ombudsstelle wenden und diese um Vermittlung ersuchen. 
3 Die Ombudsstelle berät die an sie gelangenden Mitarbeitenden und Studierenden und strebt eine einvernehmliche Regelung an.

Die Ombudsstelle ergänzt die bestehenden Beratungs- und Anlaufstellen für Studierende und Mitarbeitende.

Die Ombudsstelle vermittelt in Konfliktsituationen mit Universitätsangehörigen, die im direkten Kontakt nicht gelöst werden konnten. Die Ombudsstelle kommt insbesondere dann zum Zug, wenn die Einhaltung von geltenden Regelungen bestritten ist und sich die Konfliktparteien in einem Abhängigkeitsverhältnis befinden. Die Ombudsstelle ist unabhängig. Sie kann im Bedarfsfall weitere Fachpersonen beiziehen.

Die Ombudsstelle begegnet allen an einem Konflikt Beteiligtenunvoreingenommen. Die ausgesprochenen Empfehlungen sind das Resultat von Abklärungen und gründen nicht auf persönlichen Ansichten.

Der Ombudsmann – und Personen, die ihn unterstützen oder mit ihm zusammenarbeiten – untersteht der Schweigepflicht. Alle Angaben werden vertraulich behandelt. Ohne das explizite Einverständnis der Kontaktaufnehmenden wird nichts unternommen.

Die Ombudsstelle arbeitet unabhängig von der Universitätsleitung und den Fakultäten.

Der Ombudsmann erstattet dem Universitätsrat einen jährlichen Bericht über seine Tätigkeit.

Beispiele von möglichen Konfliktfällen für die Ombudsstelle:

• Assistierende haben Schwierigkeiten mit der Unterstützung des Professors oder der Professorin bei der Eigenqualifikation
• Mitarbeitende gewinnen den Eindruck, dass Vorgesetzte nicht im Interesse und nicht nach Vorgaben der Universität handeln
• Professuren befinden sich in Konfliktsituationen innerhalb der Fakultät, die nicht gelöst werden können
• Dekanate befinden sich in Konfliktsituationen mit zentralen Stellen oder dem Rektor
• Studierende befinden sich in Konfliktsituationen mit vorgenannten Personen und Stellen (Ausgeschlossen sind Meinungsverschiedenheiten über die Bewertung und Benotung von Prüfungen).

Gemäss dem Memorandum und den Grundsätzen und Verhaltensregeln zur wissenschaftlichen Integrität der Schweizer Akademien der Wissenschaft (SAW, 2008) soll jede Forschungsinstitution eine Ombudsperson ernennen, welche bei einem Verdacht auf Vorliegen von wissenschaftlichem Fehlverhalten als unabhängige Kontaktperson fungiert und als Beratungs- und Schlichtungsinstanz wirkt. Beispiele von möglichen Konfliktfällen für die Ombudsstelle im Bereich wissenschaftlichem Fehlverhalten können etwa sein:

• Forschende, z.B. Doktorierende, werden bei der Autorenschaft oder bei Zitaten nicht angemessen berücksichtigt
• bei ungerechtfertigter Autorenschaft
• bei Plagiaten von universitären Mitarbeitenden
• bei Erfindungen oder Fälschungen von Forschungsergebnissen
• bei Verletzungen von Diskretionspflichten

Die Ombudsstelle berät die an sie gelangenden Mitarbeitenden und Studierenden und sie versucht zwischen den an einem Konflikt beteiligten zu vermitteln. Sie strebt einvernehmliche Regelungen an. Die Ombudsstelle hat keine Entscheidkompetenz.

Die Ombudsstelle ist nicht zuständig für das Überprüfen von Entscheidungen, mit welchen man nicht einverstanden ist, wenn diese gemäss geltenden Verfahren und Regelungen getroffen wurden. Zum Beispiel wird die Durchführung einer Lehrveranstaltung an einem offiziellen Feiertag nicht gestattet, der eingegebene Budgetkredit wurde gekürzt, ein beantragter Lehrauftrag wurde nicht gewährt. Hingegen kann die Ombudsstelle angegangen werden, wenn Entscheidungen aus Sicht des Betroffenen nicht korrekt gefällt oder nicht wie entschieden umgesetzt wurden.

Die Ombudsstelle kann Rechtsmittelfristen nicht beeinflussen und Verfügungen nicht aussetzen. Sie ersetzt das Rechtsmittelverfahren nicht.

Die Ombudsstelle ist nicht zuständig für Führungsfragen (Vermittlung von Coaching für Führungspersonen erfolgt bei Bedarf über den Personaldienst).

Die Ombudsstelle ist nicht zuständig für Ermittlungen oder Sanktionsmassnahmen bei wissenschaftlichem Fehlverhalten.

Dr. Crispin Hugenschmidt (1974) arbeitete von 1999 bis 2000 als Assistent und Projektleiter an der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Universität Basel. Von 2000 bis 2002 war er Fakultätsmanager der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Universität Luzern. An der Universität Luzern hatte er auch einen Lehrauftrag für Studier- und Arbeitstechnik. 2002 bis 2008 war er Mitglied der Geschäftsleitung des Prorektorats Lehre und Leiter der Fachstelle Studienreformen (Bologna-Reformen) der Universität Zürich. Seit 2008 ist er Generalsekretär des Erziehungsdepartements des Kanton Basel-Stadt.

Seit 1. Januar 2014 ist Dr. Crispin Hugenschmidt im Nebenamt Ombudsmann der Universität Luzern, seit 1. Mai 2021 zudem Leiter der Hinweis-Meldestelle..

Ihr Anliegen teilen Sie der Ombudsstelle am besten in schriftlicher Form auf dem Postweg mit. Die Ombudsstelle setzt sich zur Vereinbarung eines Termins mit Ihnen in Verbindung. In dringenden Fällen ist auch eine telefonische Kontaktaufnahme möglich.

Nach einem Erstgespräch – das auch die Klärung der Zuständigkeit sowie das Aufzeigen möglicher alternativer Vorgehensweisen umfasst – lädt die Ombudsstelle die anderen Beteiligten zu einem Gespräch ein, um den Sachverhalt zu vervollständigen und beide Seiten gehört zu haben. Gestützt auf die Gespräche wird das weitere Vorgehen festgelegt. Dieses kann in einem weiteren Gespräch oder einem Vermittlungsvorschlag beruhen. 

Das Ergebnis des Beizugs der Ombudsstelle ist in der Regel eine Empfehlung, die eine Lösung aufzeigt, die es den Beteiligten ermöglichen soll, ihre Beziehung weiterzuführen. Weisungsbefugnis oder das Recht, Anordnungen zu treffen, hat die Ombudsstelle nicht. Die Ombudsstelle kann Entscheide nicht aufheben oder abändern. Kosten entstehen den Betroffenen durch den Beizug der Ombudsstelle keine.