Das Universitätsarchiv übernimmt die universitären Unterlagen, die befristet oder dauernd aufzubewahren sind. Siehe Archivprofil.

Aufbewahrungspflicht und -frist  hängen von gesetzlichen und archivischen Vorgaben und institutionellen Prozessen ab. Das Universitätsarchiv berät hierzu. Über die dauernde Aufbewahrung entscheidet das Archiv.

Die mit dem Archiv vereinbarte Aufbewahrungsart halten die Organisationseinheiten OE prospektiv in der schriftlich aufgezeichneten Ordnung ihrer Unterlagen fest (in einem Ordnungssystem, auch Akten- oder Registraturplan genannt). Führt eine OE keinen Aktenplan, wird mit ihr schriftlich vereinbart, welche Unterlagen dem Archiv inskünftig wann abzuliefern sind (Ablieferungsvereinbarung).

Sollen elektronische Dokumenten- oder Datenverwaltungssysteme eingeführt werden, ist das Archiv darüber vorgängig zu informieren, damit die Unterlagenaufbewahrung im gewählten System rechtzeitig festgelegt werden kann.

Anbietepflicht

Als öffentlich-rechtliche Institution ist die Universität verpflichtet, ihr Wirken nachvollziehbar zu machen (kantonales Archivrecht, SRL Nr. 585, 586). Dem Universitätsarchiv sind deshalb die analogen und digitalen Unterlagen aller Aufgaben oder Geschäfte an der Universität anzubieten, die abgeschlossen sind, spätestens aber zehn Jahre danach (Anbietepflicht, SRL Nr. 586 § 5).

Nicht angeboten werden müssen Unterlagen, die nicht länger als 10 Jahre aufzubewahren sind und vom Universitätsarchiv bereits als insgesamt nicht archivwürdig definiert wurden.

Das Universitätsarchiv kann historisch relevante Unterlagen einfordern, die im Archiv fehlen oder von universitären Stellen schon lange nicht mehr angeboten wurden.

Unterlagenangebote aus dem universitären Umfeld, nimmt das Archiv gerne entgegen. Siehe Archivprofil.

Ablieferung

Die Ablieferung von Unterlagen ans Universitätsarchiv ist mittels Richtlinien geregelt, die intern zugänglich sind. Das Archiv übernimmt digitale und / oder analoge Unterlagen; eine anstehende Ablieferung soll dem Archiv immer frühzeitig gemeldet werden.